Xây dựng các hướng dẫn sử dụng thư viện trên môi trường web

1. Đặt vấn đề

Hướng dẫn là một chức năng cơ bản trong hoạt động thư viện - thông tin của thư viện hay trung tâm thông tin. Chức năng này ngày càng giữ vai trò quan trọng trong bối cảnh hiện nay khi thư viện đã và đang trở thành nơi cung cấp tri thức và nguồn tài nguyên thông tin phong phú cho người dùng tin (NDT). Họ có thể sử dụng thư viện thuận tiện và dễ dàng tiếp cận, khai thác các nguồn lực này đều phụ thuộc vào công tác tổ chức hướng dẫn sử dụng của thư viện. Hướng dẫn NDT sử dụng thư viện là cung cấp cho họ những chỉ dẫn, cách thức khai thác thư viện, nhằm trang bị cho NDT những kỹ năng cần thiết để họ tự mình sử dụng thành thạo thư viện và các nguồn lực của thư viện [4].

Trong thời đại Internet hiện nay, các ứng dụng công nghệ web đã tạo ra nhiều tiện ích hỗ trợ cho mọi lĩnh vực, ngành nghề. Công nghệ web đã có những tác động to lớn và mạnh mẽ đến hoạt động thư viện - thông tin, thể hiện ở những khía cạnh như cho phép NDT chia sẻ dữ liệu, tham gia vào công việc phát triển nội dung, cho phép thư viện có cơ hội tận dụng và triển khai thực tiễn hoạt động của đơn vị nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, nắm bắt tốt hơn và kịp thời nhu cầu của NDT... Tác động tích cực của công nghệ web và hiệu quả mang lại trong việc triển khai hoạt động thư viện - thông tin đã tạo ra giá trị gia tăng cho các dịch vụ.

Đối với hoạt động hướng dẫn NDT khai thác thư viện, việc ứng dụng công nghệ web để tạo lập, thiết kế các nội dung hướng dẫn sử dụng trên nền tảng web sẽ tạo ra nhiều cơ hội để NDT tiếp cận đến nguồn lực của thư viện, nắm bắt kịp thời và nhanh chóng các thông tin hoạt động, có thể truy cập bất cứ thời gian nào và ở vị trí nào. Đồng thời, giúp thư viện quảng bá hiệu quả hơn hoạt động của đơn vị đến cộng đồng NDT.

2. Khái quát một số công cụ thiết kế web phổ biến hiện nay

Thực tiễn cho thấy, phần lớn các thư viện đại học hiện nay đều sở hữu cho mình một trang web để giới thiệu và quảng bá các hoạt động của đơn vị. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động và sứ mệnh của mình mà mỗi trang web thư viện có những thiết kế chuyên biệt, nội dung đặc thù để phù hợp với định hướng phát triển thư viện. Quan sát thực tế các trang web thư viện, dễ dàng nhận thấy các trang web có rất nhiều chuyên mục, nội dung. Điều này có thể sẽ gây không ít những bất tiện cho NDT khi muốn tìm hiểu cách sử dụng một sản phẩm, dịch vụ. Hoặc thư viện muốn nhấn mạnh thông tin hướng dẫn nào đó cũng sẽ không tạo được sự chú ý cho NDT. Như vậy, hiệu quả của việc hướng dẫn NDT sử dụng thư viện sẽ không cao. Vì vậy, các thư viện nên thiết kế một trang web chuyên về các nội dung, các hướng dẫn sử dụng thư viện và tích hợp trực tiếp vào trang web của thư viện. Vấn đề này hoàn toàn có thể giải quyết khi mà hiện nay các công cụ thiết kế web, các ngôn ngữ lập trình web rất phổ biến. Thư viện có nhiều sự lựa chọn phù hợp với đơn vị mình.

Trong giới hạn bài viết, tác giả chỉ liệt kê một số ngôn ngữ lập trình web phổ biến hiện nay, không đi sâu vào giới thiệu chi tiết đặc điểm của các ngôn ngữ này. Bài viết chỉ tập trung vào vấn đề thiết kế trang web hướng dẫn sử dụng thư viện, do đó việc sử dụng ngôn ngữ lập trình nào phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện của các thư viện. Có thể kể đến các ngôn ngữ ASP.NET, PHP, JAVA, MS.NET, HTML, NotePad++... Mỗi ngôn ngữ có những ưu điểm và hạn chế riêng, do đó khi sử dụng ngôn ngữ lập trình web nào, các thư viện cần tận dụng tối đa những ưu điểm để triển khai một cách hiệu quả nhất các nội dung, thông tin phục vụ cho cộng đồng NDT. Qua thực tế nghiên cứu, tác giả muốn giới thiệu phần mềm thiết kế trang web Dreamweaver với ngôn ngữ lập trình HTML để xây dựng trang web hướng dẫn sử dụng thư viện, với các lý do sau:

- Mục đích của việc xây dựng trang web hướng dẫn sử dụng thư viện, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về nội dung của một trang web thư viện, cụ thể hướng đến mục tiêu hướng dẫn, chỉ dẫn họ khai thác thư viện. Hai công cụ này thoả mãn được mục tiêu ban đầu.

- HTML có tính năng đơn giản, dễ sử dụng và không đòi hỏi quá nhiều về kiến thức web, không cần viết các đoạn mã code phức tạp, chỉ đơn thuần sử dụng các thẻ tag.

- HTML thích ứng với nhiều trình soạn thảo, trong đó có Dreamweaver. Công cụ thiết kế web này hỗ trợ các ngôn ngữ đa dạng, đồng thời giao diện của Dreamweaver bố trí trực quan và hỗ trợ tích hợp một bộ thư viện template để NDT lựa chọn (bộ thư viện template là tập hợp trang chủ và hệ thống trang con có bố cục được thiết kế sẵn và cấu trúc nhất quán với nhau). Với bộ thư viện template có sẵn, thư viện sẽ tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa, cập nhật thông tin và cung cấp nhiều sự lựa chọn cho NDT.

3. Mô tả khái quát bài toán xây dựng trang web

Mục đích của trang web hướng dẫn sử dụng thư viện nhằm cung cấp các nội dung hướng dẫn NDT sử dụng các sản phẩm, dịch vụ do thư viện tạo lập và triển khai. Bằng những thông tin hướng dẫn chi tiết, cụ thể cho từng nội dung, NDT dễ dàng theo dõi, nắm bắt và thao tác trên thực tế, đáp ứng nhu cầu của bản thân trong việc khai thác và sử dụng thư viện.

Thông thường một trang web có những nội dung cụ thể như:

- Trang chủ: Giới thiệu chung về những hình ảnh, hoạt động, thông tin mới nhất về thư viện.

- Trang giới thiệu: Bao gồm bài viết, thông tin và hình ảnh giới thiệu về thư viện, lịch sử phát triển, đội ngũ nhân sự...

- Trang sản phẩm/ dịch vụ: Giới thiệu, liệt kê tóm tắt về từng sản phẩm/ dịch vụ do thư viện tạo lập, cũng như cung cấp các hướng dẫn sử dụng chúng một cách rõ ràng, chi tiết.

- Trang liên hệ: Cung cấp các thông tin để NDT liên lạc với thư viện.

Để một trang web thực sự đẹp và ấn tượng với NDT đòi hỏi bố cục của trang web phải được thiết kế một cách khoa học và hợp lý. Trước khi thiết kế bố cục (layout) của trang web thư viện, cần quan tâm đến một số vấn đề như: sản phẩm/ dịch vụ cần giới thiệu để có một thiết kế phù hợp, bố cục toàn trang phải hoà hợp, màu sắc phải được lựa chọn hài hoà, lựa chọn font chữ phù hợp để kết hợp có một trang web đẹp mắt.

4. Thiết kế trang web hướng dẫn sử dụng thư viện

Thiết kế trang web hướng dẫn NDT sử dụng thư viện bao gồm việc mô tả cơ sở dữ liệu (CSDL) chứa các hướng dẫn sử dụng thư viện, các yêu cầu về giao diện trang chủ, thiết kế các trang con (pages) theo một định dạng thống nhất.

CSDL hướng dẫn NDT khai thác thư viện được xây dựng theo mô hình dữ liệu quan hệ. Bao gồm:

Quan hệ nguoi_dung_tin (MS_THE, HO_TEN, NGAY_SINH, DOI_TUONG, DIEN_THOAI)

Trong đó:          

MS_THE: Mã số thẻ của NDT.

HO_TEN: Họ và tên NDT.

NGAY_SINH: Ngày sinh của NDT.

DOI_TUONG: Đối tượng cụ thể (giảng viên, sinh viên, cán bộ...).

DIEN_THOAI: Điện thoại liên lạc của NDT.

Quan hệ tim_kiem (TEN_HUONG_DAN, TU_ KHOA)

Trong đó:          

TEN_HUONG_DAN: Tên của hướng dẫn sử dụng thư viện.

TU_KHOA: là từ/ cụm từ thể hiện nội dung của hướng dẫn sử dụng thư viện.

Quan hệ huong_dan_su_dung_thu_vien (TEN_ HUONG_DAN, MUC_DICH, DOI_TUONG, THAO_ TAC, KET_QUA, TU_KHOA)

Trong đó:          

TEN_HUONG_DAN: Tên của hướng dẫn sử dụng thư viện.

MUC_DICH: Mục đích hướng dẫn sử dụng thư viện.

DOI_TUONG: Đối tượng của hướng dẫn sử dụng (người mới làm thẻ, chưa biết sử dụng, chuyên gia thông tin...).

THAO_TAC: Các thao tác mô tả quá trình thực hiện.

KET_QUA: Kết quả của hướng dẫn là chuỗi hình ảnh hoặc video.

TU_KHOA: Là từ/ cụm từ thể hiện nội dung của hướng dẫn.

Trong mô hình quan hệ dữ liệu, khoá chính của một quan hệ là một hoặc một nhóm thuộc tính xác định duy nhất một bộ trong quan hệ. Khoá chính của quan hệ là định danh của thực thể tương ứng. Trong các quan hệ, khoá chính được gạch chân. Khoá chính phải xác định được duy nhất một bộ trong quan hệ, phải có số thuộc tính ít nhất và không thay đổi theo thời gian.

Khoá ngoài được sử dụng để thiết lập một mối quan hệ. Đó là thuộc tính mô tả của quan hệ này, nhưng đồng thời lại là thuộc tính khoá trong quan hệ khác. Trong quan hệ khoá ngoài được in nghiêng.

Ví dụ: Tim_kiem (TEN_HUONG_DAN, TU_KHOA)

Nguoi_dung_tin(MS_THE, HO_TEN, NAM _SINH, DOI_TUONG, DIEN_THOAI, TEN_HUONG _DAN) - TEN_HUONG_DAN là FOREIGN_KEY của quan hệ nguoi_dung_tin.

Các ràng buộc trong mô hình quan hệ là:

- Ràng buộc thực thể: Là một ràng buộc trên khoá chính. Nó yêu cầu khoá chính phải tối thiểu, xác định duy nhất và không null. (Giá trị null tức là không có giá trị. Nó khác với giá trị 0 hay dấu cách).

- Ràng buộc tham chiếu (ràng buộc khoá ngoài): Liên quan đến tính toàn vẹn của mối quan hệ, tức là liên quan đến tính toàn vẹn của khoá ngoài. Một ràng buộc tham chiếu yêu cầu một giá trị khoá ngoài trong một quan hệ cần phải tồn tại là một giá trị khoá chính trong một quan hệ khác hoặc là giá trị null.

Lược đồ quan hệ là sự trừu tượng hoá của quan hệ. Khi nói đến lược đồ quan hệ là đề cập tới cấu trúc tổng quát của một quan hệ; khi nói đến một quan hệ thì hiểu rằng đó là một bảng có cấu trúc cụ thể trên một lược đồ quan hệ với các bộ giá trị của nó.

Thể hiện (hay tình trạng) của quan hệ là tập hợp các bộ giá trị của quan hệ vào một thời điểm. Thể hiện của quan hệ tim_kiem

Để NDT có thể tìm kiếm thông tin hướng dẫn sử dụng thư viện trong CSDL thông qua mục lục truy cập OPAC, cần có một ngôn ngữ SQL để truy vấn dữ liệu. SQL (Structured Query Language) - là ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc làm việc với các trình quản lý CSDL như Access, DB2, Informix, Microsoft SQL Server và nhiều trình khác. Ngôn ngữ này bao gồm cú pháp (cấu trúc cú pháp - syntax) + các từ khoá (từ vựng) + hàm lập sẵn.

Trong một cú pháp của SQL:

SELECT           

FROM              

WHERE           

SQL làm việc trên các bảng dữ liệu thông qua các mối quan hệ giữa các bảng với nhau. Gồm các lệnh truy vấn phổ biến như:

SELECT - trích dữ liệu từ một CSDL.

UPDATE - cập nhật dữ liệu trong một CSDL.

DELETE - xoá dữ liệu.

INSERT - chèn dữ liệu mới.

CREATE TABLE - tạo một bảng CSDL mới.

ALTER TABLE - thay đổi một bảng CSDL.

DROP TABLE - xoá một bảng CSDL.

CREATE INDEX - tạo một chỉ mục (khoá tìm kiếm).

DROP INDEX - xoá một chỉ mục.

Các hướng dẫn sử dụng thư viện phải được thiết kế theo một quy trình thống nhất nhằm giúp người làm thư viện kiểm soát được các bước thực hiện để đảm bảo cung cấp các hướng dẫn sử dụng kịp thời, đầy đủ, chi tiết cho nhu cầu sử dụng thư viện của NDT. Các bước xây dựng một kịch bản hướng dẫn sử dụng thư viện bao gồm:

- Bước 1: Xác định nội dung hướng dẫn cụ thể. Mục đích của hướng dẫn này là gì, đối tượng hướng đến là ai? Nội dung hướng dẫn bao gồm những thao tác nào?

- Bước 2: Thu thập và lựa chọn các hình ảnh, đoạn video phù hợp với nội dung và mục đích hướng dẫn ban đầu.

- Bước 3: Sử dụng các công nghệ phù hợp để hiệu chỉnh, thiết kế thành các hình ảnh minh hoạ hay đoạn video hướng dẫn tương ứng.

- Bước 4: Lắp ghép các hình ảnh hay sắp xếp các đoạn video theo một trật tự nhất định phù hợp với nội dung hướng dẫn đã xác định ở bước 1.

NDT thông qua công cụ tìm kiếm tích hợp trên trang web thư viện hoặc liên kết trực tiếp đến mục Hướng dẫn sử dụng thư viện để tìm kiếm, tra cứu các thông tin hướng dẫn sử dụng thư viện. Quy trình tìm kiếm thông tin của NDT được thực hiện như sau:

- Tìm kiếm bằng công cụ tích hợp trên trang web thư viện: NDT gõ thuật ngữ là từ hoặc cụm từ có liên quan đến hướng dẫn cần tìm kiếm. Kết quả truy xuất là những nội dung chứa các từ khoá có liên quan. Giới hạn kết quả tìm kiếm phụ thuộc vào độ chính xác của từ khoá. Chẳng hạn, NDT gõ thuật ngữ “Làm thẻ thư viện”, ngôn ngữ truy vấn SQL tiến hành thực hiện phiên tìm kiếm và trích xuất dữ liệu là các thông tin liên quan đến từ khoá Làm thẻ thư viện. Kết quả hiển thị là “Hướng dẫn sử dụng thư viện”.

- Tìm kiếm thông tin bằng cách truy cập trực tiếp đến mục Hướng dẫn sử dụng thư viện: lúc này mục Hướng dẫn sử dụng thư viện liệt kê một danh sách đầy đủ các hướng dẫn sử dụng thư viện. NDT sẽ lựa chọn nội dung hướng dẫn cần thiết và theo dõi các thao tác hướng dẫn tương ứng với nội dung đó.

5. Kết luận

Đối tượng chính của hoạt động hướng dẫn sử dụng thư viện là NDT, vì thế hoạt động này có một vai trò, vị trí quan trọng đối với NDT trong quá trình khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin, các sản phẩm, dịch vụ của thư viện. Hoạt động này được tổ chức khoa học, chuyên nghiệp và đầy đủ sẽ góp phần hình thành và phát triển kiến thức, cũng như khả năng của NDT trong quá trình tìm kiếm, lựa chọn, đánh giá và sử dụng thông tin. Đồng thời, hiệu quả hoạt động của thư viện cũng được đánh giá dựa trên mức độ triển khai các nội dung hướng dẫn sử dụng thư viện đến NDT.

Những tiện ích của công nghệ mang lại cho hoạt động thư viện - thông tin là điều không thể phủ nhận trong việc nâng cao chất lượng phục vụ NDT. Các thư viện, trung tâm thông tin cần tận dụng những tiện ích, phần mềm này để tạo lập các giá trị gia tăng cho NDT. Một trong những khía cạnh cần quan tâm hiện nay là xây dựng bài toán thiết kế các nội dung hướng dẫn sử dụng thư viện trên nền tảng công nghệ web. Để thực hiện tốt công việc này, đòi hỏi các thư viện cần có kế hoạch, chính sách xây dựng và phát triển các nội dung hướng dẫn phù hợp, đầy đủ, đa dạng dựa trên nhu cầu khai thác thông tin của NDT.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Hoàng Thị Thu Hương, Nguyễn Thị Thanh Hoa. Mô hình ứng dụng web 2.0 cho trung tâm thông tin - thư viện trường đại học // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2011. - Số 5. - Tr. 18-23.

2. Nguyễn Quỳnh Nga. Evaluating web usability - An interpretive study of the Bazar portal in Oslo public library, Norway : Master thesis of Internatio- nal master in digital library learning. - 2010. - 100p.

3. Maness, J.M. Library 2.0 theory: Web 2.0 and its implications for libraries // Webology. - 2006. - Vol.3, No.2. Http://www.webology.ir.

4. Joan M.Reitz. Westport. Dictionary for library and information science. - London: Libraries Unlimited, 2004. - P. 211.

5. Richard E.Bopp. Dịch vụ tra cứu và thông tin dẫn nhập. - Phần 1: Các khái niệm và quá trình. - Colorado: Englewood, 2001.

____________________

ThS. Huỳnh Minh Khải

Khoa Thư viện - Thông tin học, trường ĐH KHXH&NV Tp. HCM

Nguồn: Thư viện Quốc gia